Privacybeleid

Vanwege de multi-tenant-architectuur van SalonSync is onze positie ten aanzien van uw gegevens verdeeld over twee afzonderlijke rollen, en het is belangrijk dit onderscheid te begrijpen:

• Als verwerkingsverantwoordelijke (Data Controller): voor de accountregistratie, identiteits- en contactgegevens, facturerings-/abonnementsgegevens, gegevens over dienstgebruik en marketingcommunicatie van de salonexploitant (onze abonnee) bepalen wij de doeleinden en middelen van de verwerking.
• Als verwerker (Data Processor): ten aanzien van de gegevens die een salon over haar eigen klanten in het systeem invoert (naam en achternaam van de klant, telefoon, e-mail, afsprakengeschiedenis, aankoop-/betalingsgegevens enz.) handelen wij uitsluitend in overeenstemming met de instructies van de salon. De verantwoordelijke voor deze gegevens is de salonexploitant die deze gegevens verzamelt. SalonSync gebruikt deze gegevens niet voor eigen doeleinden, anders dan om de dienst te leveren.

Bent u klant van een salon en wilt u verzoeken indienen met betrekking tot uw gegevens, dan dient u zich in eerste instantie te wenden tot de salon waarvan u diensten afneemt; aan ons gerichte verzoeken verwijzen wij door naar de betreffende salon.

Om onze diensten te kunnen leveren, verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Account- en bedrijfsgegevens: naam en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van de onderneming (salon), bedrijfsadres en handelsnaam.
• Authenticatiegegevens: uw wachtwoord (uitsluitend versleuteld/gehasht opgeslagen) en sessiegegevens.
• Gebruiks- en technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, transactielogboeken (loggegevens), toegangsdatums en -tijden.
• Facturerings- en abonnementsgegevens: abonnementsplan, betalingsstatus en factureringsgerelateerde gegevens.
• Salonklantgegevens (in de hoedanigheid van verwerker): eindgebruikersklantgegevens die salons in het systeem invoeren (naam, contactgegevens, afspraken, verkoop-/POS- en loyaliteitsgegevens).

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren:

• rechtstreeks van u, via account-aanmaak-, registratie- (app.salonsync.cloud/nl/register) en aanmeldformulieren;
• automatisch tijdens uw gebruik van de dienst (serverlogboeken, sessiecookies, technische gegevens);
• doordat salonexploitanten via het paneel gegevens over hun eigen klanten in het systeem invoeren;
• via de gegevens die u verstrekt wanneer u per e-mail of via ondersteuningskanalen contact met ons opneemt.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aanmaken en beheren van uw account en het verifiëren van uw identiteit;
• het leveren van salonbeheerdiensten (online afspraken, POS/kassa, klantbeheer, personeels- en commissiebeheer, rapportage);
• het versturen van afspraakherinneringen en transactionele meldingen via sms en e-mail;
• het beheren van uw abonnement en de facturering;
• het waarborgen van de veiligheid van de dienst en het voorkomen van misbruik en fraude;
• het nakomen van onze wettelijke verplichtingen en het reageren op juridische verzoeken;
• het versturen van productupdates en marketingcommunicatie, mits u daarvoor toestemming hebt gegeven.

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige juridische grondslag:

• Uitvoering van de overeenkomst (KVKK art. 5/2-c; AVG art. 6/1-b): gegevensverwerking die noodzakelijk is om de dienstenovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
• Wettelijke verplichting (KVKK art. 5/2-ç; AVG art. 6/1-c): het voldoen aan fiscale, handels- en overige wettelijke vereisten.
• Gerechtvaardigd belang (KVKK art. 5/2-f; AVG art. 6/1-f): de veiligheid van de dienst, fraudepreventie en verbetering van de dienst.
• Uitdrukkelijke toestemming (KVKK art. 5/1 en art. 6/2; AVG art. 6/1-a): op toestemming gebaseerde verwerkingen, zoals marketingcommunicatie en niet-noodzakelijke cookies.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om de dienst te leveren en met betrouwbare dienstverleners:

• Hosting: uw gegevens worden opgeslagen in de infrastructuur van MongoDB Atlas.
• E-mailverzending: transactionele en meldingse-mails worden verzonden via de SMTP-infrastructuur van Hostinger.
• Sms-provider: voor afspraakherinneringen en meldingen worden sms-infrastructuurproviders gebruikt.

Daarnaast kunnen wij op grond van de geldende wetgeving verplicht zijn gegevens te delen naar aanleiding van rechtmatige verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.

Uw gegevens worden op MongoDB Atlas gehost in de regio Europese Unie (Frankfurt / Duitsland). Voor gegevens die vanuit Turkije worden geraadpleegd, kan dit een doorgifte naar het buitenland vormen in de zin van de KVKK; deze doorgifte vindt plaats in overeenstemming met de bepalingen van de KVKK inzake doorgifte naar het buitenland en met de nodige waarborgen (een passend beschermingsniveau en contractuele toezeggingen). Onze keuze om binnen de EU te hosten heeft tot doel het AVG-beschermingsniveau in stand te houden. Omdat wij actief zijn op de markten van Turkije en Nederland, houden wij gezamenlijk rekening met de vereisten van beide juridische regimes.

Wij bewaren persoonsgegevens gedurende de periode die het verwerkingsdoel vereist en gedurende de in de betreffende wetgeving voorziene verjarings- en bewaartermijnen:

• account- en bedrijfsgegevens worden bewaard zolang uw abonnement actief is;
• na beëindiging van het abonnement worden de gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd; de betreffende gegevens worden echter bewaard gedurende de periode die vereist is door onze wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld voor factuur- en boekhoudkundige gegevens);
• transactielogboeken en technische logs worden bewaard beperkt tot de periode die onze veiligheidsvereisten vergen;
• salonklantgegevens worden, in de hoedanigheid van verwerker, bewaard op instructie van de betreffende salon en gedurende de looptijd van diens abonnement.

Om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, passen wij passende technische en organisatorische maatregelen toe. Hiertoe behoren onder meer: versleuteling tijdens overdracht en opslag, het gehasht opslaan van wachtwoorden, het op basis van autorisatie beperken van toegang, de logische isolatie van de gegevens van elke salon in de multi-tenant-architectuur (tenant-isolatie) en regelmatige monitoring op beveiligingslekken. Hoewel geen enkel systeem honderd procent veilig is, komen wij bij een eventuele datalek de meldingsverplichtingen na die de betreffende wetgeving voorschrijft.

In het kader van de wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u het recht om te vernemen of uw gegevens worden verwerkt, om informatie op te vragen, om het verwerkingsdoel te vernemen, om te verzoeken dat onvolledig of onjuist verwerkte gegevens worden gecorrigeerd, gewist of vernietigd, om bezwaar te maken tegen de verwerking, om de overdraagbaarheid van uw gegevens te verzoeken en om schadevergoeding te vorderen indien u schade lijdt. Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@salonsync.cloud. Bent u klant van een salon, dan dient u uw verzoeken met betrekking tot uw gegevens in eerste instantie te richten aan de salon waarvan u diensten afneemt.

Voor al uw vragen, verzoeken en klachten met betrekking tot dit Privacybeleid kunt u contact opnemen met OXIO Solutions (SalonSync) via info@salonsync.cloud. Onze website: salonsync.cloud.